Serious Game PMI Provence

Ça commence bien !

Jeudi 16 novembre 2017, à Plan de Campagne, 18h

Une route dans la nuit, un club de tennis. En plein coeur de la garrigue provençale, le restaurant.

Quelques personnes patientent dans le hall. La salle n'est pas libre. Tiens donc !

Bon pas grave. Les personnes qui arrivent engagent la conversation.

Progressivement, investissent les lieux.

19h, la salle est libérée. On se retrouve dans une grande salle à 40 environ. Le buffet est dressé.

Charcuterie, fromages, Beaujolais pour qui veut.

Le cadre est agréable, les gens sont sympas. La soirée commence de belle façon.

On remarque à peine deux gars coiffés d'un galurin insolite qui devisent et s'activent à des préparatifs.

20h30 Le Grand Projet Commence !

Les 40 participants sont invités à se répartir en 6 équipes de 4 à 8 personnes pour participer à un grand projet.

Les animateurs au bibi blanc sont François le Product Owner et Romain le Scrum Master.

François est le maire d'une ville futuriste et le projet consiste à fabriquer une maquette de la ville avec :

• des îlots où seront construits des bâtiments
• des ponts pour relier les îlots
• les bâtiments sont une centrale, un centre de recyclage, des écoles, une place de la mairie, un moulin à eau, des habitations écologiques, des téléphériques, des hydroglisseurs,
• il faut aussi des parcs, des bateaux mouches, un port de plaisance et ...
• ... une statue du maire (une grande !)

Chaque item possède un chiffre correspondant à son importance de son point de vue :

• "J'espère que vous allez pouvoir faire tout ça, dit-il, c'est pour ça que j'ai travaillé sur la valeur."

• "La maquette doit être présentée à des sponsors, précise-t-il. Il faut que les gens qui vont voir ça puissent se projeter, que la maquette leur donne envie d'investir."

Au tour du Scrum Master d'expliquer les règles applicables :

• on dispose de 3 itérations de 7 minutes chacune
• le matériel nécessaire pour fabriquer sont à disposition : paires de ciseaux, de feuilles de papier en couleur, de caisses de Lego^®.
• les équipes se répartissent les items à fabriquer

Des questions ?

• Est-ce qu'il peut y avoir de nouveaux bâtiments au cours des itérations ?
• Définition de l'acceptabilité ?
  • Comme vous avez pris trop de temps pour le buffet, je n'ai pas le temps de vous expliquer
  • Comme le compteur tourne, commencez à produire et on répondra à vos questions au fur et à mesure

Estimation en coût

Tout projet commence par une planification.

Et tous se lèvent et la salle se met à grouiller.

Les équipes viennent choisir les items sur le tableau, le Product Backlog unique.

• "Tout doit disparaitre ! Soyez courageux !", ajoute le Scrum Master
• "Il reste un pont !"

Les items sont marqués avec une valeur.

Certains se mettent à l'ouvrage quasiment spontanément et probablement pensant bien faire. Il y a encore quelques consignes à vous passer."

• "Dès qu'on met des Lego^® sur une table, tout le monde se met à jouer avec. S'il vous plait, laissez les Legos de côté !"

L'agilité est aussi une école de la rigueur.

L'important est maintenant de produire de la valeur.

Chaque item possède une valeur. Il s'agit maintenant d'établir un devis.

Chaque équipe dispose d'un graphique à deux dimensions avec la valeur en abscisse et la complexité en ordonnée. La valeur est déjà indiquée sur l'item. Il reste à l'équipe d'évaluer la complexité. La position de l'item sur la graphique permet d'identifier ceux pour lesquels on a intérêt à travailler pour produire de la valeur rapidement.

Tout le monde se lève et chaque équipe s'affaire autour de son graphique. On discute, on échange, on évalue, on positionne, on planifie.

Les items candidats pour la 1e itération se révèlent d'eux-mêmes :

• ceux qui à valeur égale demandent moins d'effort
• et ceux qui à effort égal apportent plus de valeur.

Tout projet commence par une planification.

Itération 1

Beaucoup d'effort pour un résultat surprenant

On est prêts pour l'itération 1 et ça va donner !

Planification

• Combien d'éléments êtes-vous capables de produire en une itération.
  
  Donnez-vous le nombre de points de complexité que vous êtes être en mesure de réaliser en 7 minutes ?"

Le tableau des prévisions se remplit pour les 6 équipes.

• Je n'ai jamais vus un projet commencer avant le go. En général, c'est même plutôt l'inverse.Tout ce que vous avez fait, c'est poubelle !

Et les assemblages sont partis à la poubelle.

C'est maintenant qu'on démarre.

L'itération

Toutes les équipes s'affairent.

7 minutes plus tard. Tout le monde pose les crayons ! Sans tricher !

La revue

C'est l'heure de la revue.

Problème ! Rien ne figure sur la table d'intégration.

Donc, résultat nul, vélocité nulle et revue réduite à ... rien.

En agilité, on a droit à l'erreur.

Le travail réalisé non livré, c'est du stock. Et le stock, c'est du gaspillage.

On était prêts pour l'itération 1 et ça a donné !

Itération 2

Vous allez voir ce que vous allez voir !

On amplifie ce qui a marché et on surpasse les échecs.

Planification

On reprend la planification. À nouveau,

• Est-ce qu'on peut se coordonner entre équipe ?
  • Vous faites ce que vous voulez.

L'itération

Et l'itération reprend.

Nouveau tour des équipes et engagement en nombre de points réalisés dans le sprint.

Cette fois, les équipes convergent vers la table d'intégration et assemblent leurs travaux.

On assiste à une collaboration des équipes pour un travail en commun.

La revue

Cette fois, il y a des choses.

• Présentez-moi ce que vous avez fait

Les équipes présentent (et défendent) leur travail, mais c'est le maire qui décide.

Le travail effectué qui n'a pas été demandé est du gaspillage.

Pour chaque item validé, le nombre de points est ajouté à l'effort réalisé dans le sprint pour l'équipe.

• Les bateaux ne passent pas sous les ponts
• Les îlots collés entre eux ne sont pas des îlots

Le travail est intégré. Globalement, le projet a avancé.

On amplifie ce qui a marché et on surpasse les échecs. C'est comme ça qu'on apprend.

Itération 3

Monsieur le maire a sa statue !

C'est le 3e et dernier sprint.

Planification

Il faut terminer le travail non achevé, intégrer les éventuels items qui n'auraient pas été faits et dans l'esprit de la collaboration, aller voir sur les tableaux des autres équipes comment vous répartir le travail.

On essaie d'optimiser localement mais aussi globalement.

Nouvelle passe et nouvel engagement.

L'itération

Les items sont repris et corrigés.

Les équipes sont enrichies de l'expérience acquise. La collaboration entre équipe est maintenant effective.

La revue

C'est fois, Monsieur le maire est content car il peut valider pratiquement l'ensemble de la réalisation.

Non seulement ce qui a été demandé a été fait mais il y a même des plus.

C'était le 3e et dernier sprint. Le dernier mais non le moindre.

Rétrospective

Que retenir ?

• L'importance de la collaboration dans l'équipe, entre les équipes et avec le Product Owner
• Les itérations permettent de matéraliser le travail qui avance
• L'importance de l'intégration
• L'importance de réduire au maximum la boucle de feedback : chaque itération apporte de la valeur et permet ce feedback, autant pour les équipes que pour la maturité du Product Owner qu, au passage, a le droit de changer d'avis
• L'importance de la pluridisciplinarité de l'équipe : toutes les compétences nécessaires à la fabrication sont présentes dans l'équipe.
• Est-ce que le résultat aurait été meilleur si les équipes avaient été en concurrence ?
• Comment on gère de tels projets lorsque le management est de culture classique ? Et lorsque les équipes sont de cultures différentes ?

Dispersion des participants un peu plus riches qu'au début de soirée.

Ce fut une soirée chaleureuse.

Les organisateurs :

Edwige Révélat et Christian Romano