Bénéfices d’une structuration efficiente des données projets

PMI France [IDF/ Pôle Cergy] I Wébinaire |7 février 2023 de 18h30 à 19h30

Plus de 170 participants

Conférence animée par Samuel Boutin

Fast & Studious est une start-up créée en 2022 par des experts du management de projet et de l’ingénierie système qui travaillent depuis 2019 sur la structuration des données projet afin de permettre une planification efficiente et une meilleure capitalisation. Elle est financée dans le cadre du plan deep tech soutenu par le Fonds français pour l’Innovation et l’Industrie.

Samuel Boutin, président de la société, a présenté les travaux menés par Fast & Studious qui permettent aujourd’hui de créer une planification analytique automatisée à partir d’une description projet synthétique et d’estimations analogiques de charge, de coût et durée.

Ces travaux répondent au besoin identifié dans de nombreux domaines de disposer d’un planning détaillé de qualité en phase amont des projets car le délai de réalisation et la tenue du planning sont souvent le premier inducteur de coût et de risque dans les projets.

Or disposer d’un planning détaillé en amont comme en aval du projet se heurte à plusieurs freins :

- les données permettant un planning analytique ne sont pas disponibles en phase amont où le temps et les ressources manquent drastiquement pour les réunir ;

• Un planning analytique détaillé est un objet d’une très grande complexité qui n’est mis en oeuvre progressivement qu’au démarrage de l’exécution bien après les phases initiales d’estimation et d’appel d’offre et souvent au moment où les investissements deviennent importants ;
• Pour les très grands projets cette complexité semble insurmontable et pour les petits projets, les ressources manquent simplement pour le réaliser ;
• Selon le principe de progressive disclosure, le planning, détaillé ou non, est en constante évolution en se précisant et en s’adaptant aux aléas et imprévus rencontrés par le projet. Il faut donc que sa réalisation et sa maintenance soient suffisamment flexibles;

Par ailleurs de nombreux plannings par point de vue sont nécessaires aux acteurs du projet :

• Le chef de projet a besoin d’un planning très synthétique mettant en évidence les jalons, les principaux produits et risques, une vision synthétique de l’évolution des coûts et les prochaines étapes importantes dans une démarche de priorisation des risques.
• Le responsable métier souhaite comprendre quelles ressources devront être affectées au projet sur son périmètre afin de piloter ses ressources et besoins de sous-traitance.
• Le responsable d’un contrat de sous-traitance souhaite voir les principaux jalons et attendus qui le concernent, notamment pour produire un énoncé de travaux pour le fournisseur, puis vérifier l’accostage du planning fournisseur avec ses propres objectifs.
• En amont, les estimateurs et les financiers ont besoin d’une estimation de durée sur les activités principales les plus onéreuses.
• La planification détaillée fine se fait sur une période à venir assez courte et ne s’intéresse qu’aux activités en cours ou qui vont démarrer.

Au final, une planification détaillée semble le seul moyen de réconcilier tous ces points de vue, malgré tous les freins que nous avons mentionnés.

Pour répondre à ces enjeux, notre levier technologique consiste à réaliser le schéma 3D ci-dessous. Dans ce schéma, toutes les activités du projet et leurs fournitures sont déterminées à partir d’une arborescence produit du projet (objets bleus) et d’un ensemble d’activités standard (objets verts). Les activités standard sont des morceaux de cycle de vie projet qui regroupent typiquement des dizaines d’activités standard élémentaires.

Nous pouvons alors générer un planning détaillé contenant 20 000 activités, fournitures et estimations de charge coût et durées en combinant une centaine de produits et quelques dizaines d’activités standard et d’estimations analogiques de coût, durée et charge par produit, soient quelques centaines d’informations. Cela représente environ deux ordres de grandeur de productivité dans l’élaboration d’un planning détaillé.

Selon les principes de l’ingénierie système, on peut montrer que les activités standard ont une base commune significative pour tous les types de projet et dans tous les domaines ce qui permet de se reposer sur des librairies basées sur des normes ISO comme 15288, ce qui rend l’approche universelle.

Sur la base du planning détaillé généré automatiquement, il est possible de créer des vues de synthèse par métier, mais aussi de comparer des projets à différents états de maturité ou encore des variantes de projet. Il faut aussi que les acteurs métiers puissent faire les adaptations nécessaires au niveau macro et micro sur leur périmètre. Ils ont alors un niveau d’information maîtrisable à gérer.

Dans cette vision, le planning détaillé permet de synchroniser ces points de vue et d’en assurer la cohérence en temps réel mais n’est réellement utilisé par personne dans son intégralité et toute sa complexité.

Au-delà de la génération automatique du planning et des vues de synthèse, la formalisation initiale du projet selon les règles de la figure 3D est une approche efficiente pour identifier les informations clés du projet par les acteurs projets, métiers et estimateurs. Elle permet de se concentrer sur les informations clés et pas sur une représentation comme un diagramme Gantt. La possibilité d’obtenir des estimations de durée pertinentes en boucle courte éclaire l’orientation du projet (sélections des solutions, choix des revues, disponibilité de compétences critiques,…).

Finalement, la génération automatique du planning détaillé à partir d’informations de haut niveau permet une bien meilleure capitalisation. En effet, la traçabilité des activités projet à des processus et des types de produit permet de comparer immédiatement ce qui se passe dans différents projets et de vérifier la qualité des estimations en continu.

Ces retours d’expérience sont capitalisés au niveau des processus ce qui bénéficie immédiatement aux nouveaux projets qui appliquent ces mêmes processus. C’est à ce niveau qu’un apprentissage peut être mise en oeuvre sur les données des projets antérieurs pour améliorer les estimations de durée et de charge. Notre approche de planification repose, elle, sur des techniques d’induction (système expert) et des méthodes statistiques.

Samuel Boutin